Digital Asset Management: Ab wann lohnt sich der Einsatz eines DAM-Systems?
Das Digital Asset Management (DAM) ist neben dem Produktinformationsmanagement (PIM) ein wesentlicher Bestandteil, um aus der Customer Experience eine gewinnbringende Marketingbasis zu formen. Dabei übernimmt das DAM die Verwaltung und Ausspielung von Mediendateien, die in digitalen Assets zusammengefasst organisiert werden.
Dabei gibt es unterschiedliche Faktoren, von denen abhängt, ob ein DAM-System für ein Unternehmen ein lohnendes Investment ist – oder nicht. Allerdings zeigt es sich, dass bereits Nuancen im Bereich des Digital Asset Managements den Ausschlag geben können und es so bereits für kleinere oder auch mittelständische Unternehmen eine sinnvolle Anschaffung sein kann.
Die Menge an digitalen Inhalten wächst rasant
Erste ausschlaggebende Punkte bei der Entscheidung, ob eine Softwarelösung für digitale Assets in die eigene Systemwelt integriert werden sollte, sind die Anzahl und auch die Art der digitalen Assets, die für die Kommunikation genutzt werden. Ein DAM-System sorgt für eine unkomplizierte und einfach zugängliche Ordnungsstruktur und die digitalen Inhalte lassen sich mit Hilfe eines DAM-Systems perfekt organisieren. Das kommt Organisationen mit einem gewissen Produktsortiment oder einer hohen Komplexität in der Kommunikation oder Produktion von Marketingelementen schnell zugute.
Bei der Art der digitalen Assets ist es ebenso wichtig zu schauen, wie komplex sich diese gestalten. Sind es beispielsweise viele hochauflösende Bilder, unterschiedliche Formate oder Videos mit Metadaten, so ist ein DAM-System die beste Lösung, mit dieser Komplexität umzugehen und die Daten in eine Struktur zu bringen, die leicht von allen beteiligten Mitarbeitern genutzt und auch selbstständig verwaltet werden kann.
Verwendung von digitalen Inhalten
Auch die Nutzung und Anwendungsbereiche der unterschiedlichen Assets muss bei der Fragestellung, ob sich ein DAM-System lohnt, beachtet werden. Sobald grosse Mengen von Bildern, Videos oder weitere digitale Inhalte extern veröffentlicht wird – zum Beispiel auf einer Website oder einem Social Media-Kanal –, ist die Nutzung eines professionellen DAM-Systems meist unumgänglich. Die Rechteverwaltung und auch die Aktualisierung der unterschiedlichen digitalen Assets in allen Kanälen werden durch eine moderne DAM-Lösung stark optimiert.
Häufig werden digitale Inhalte in komplexen Workflows genutzt, die auch Grafik- und Officeanwendungen umfassen. Eine entsprechende Integration der DAM-Lösung in eine solche Kreativumgebung kann zu erheblichen Effizienzsteigerungen führen und interne wie auch externe Kosten senken.
Ähnlich wie die PIM-Systeme für Produktdaten wurden DAM-Systeme entwickelt, um Unternehmen bei der Verwaltung und Bereitstellung von Medieninhalten zu unterstützen. Die Systeme sind in ihren Grundzügen daher wie Archive aufgebaut und ausserdem mit einer intelligenten Suchfunktion und diversen Kreativtools ausgestattet, sodass Assets wie Bild-, Audio-, Video- oder Grafikdateien leicht abgerufen und gleichenorts kanal- wie medienspezifisch aufbereitet werden können.
Die Wahl des richtigen DAM-Systems
Allgemein gilt jedoch, dass sich Unternehmen, die sich für ein DAM-System entscheiden, erkundigen sollten, welche Möglichkeiten für ihre Situation sinnvoll sind. Die derzeitigen DAM-Systeme im Markt unterscheiden sich hinsichtlich ihrer Fähigkeit, mit Themen Komplexität, Bildlizenzen und Workflows umzugehen und setzen möglicherweise eine der eigenen Produktentwicklung entsprechenden Digitalisierungsstrategie voraus. Das kann beispielsweise im Kontext des Cloud-Ansatzes wichtig sein oder beim Thema komplementärer Technologiepartnerschaften. Gerade kleinere oder mittelständische Unternehmen, die wenig eigene Expertise auf diesem Gebiet mitbringen, sollten sich hierzu individuell von fachkundigen Beratern unterstützen lassen, um das richtige DAM-System für ihre aktuellen und künftigen Bedürfnisse zu finden.
Fazit
Generell bietet ein DAM-System viele überzeugende Vorteile für unterschiedliche Unternehmensbereiche wie dem Marketing, Vertrieb oder dem Produktmanagement. Dazu gehört beispielsweise die Möglichkeit, alle digitalen Inhalte zentral in einem einzigen System zu speichern und von dort aus zu organisieren. Beteiligte Mitarbeiter verschiedenster Abteilungen sowie Externe wie Fotografen oder Agenturen können so sicher und ihren Rollen entsprechend Veränderungen und Versionen der jeweiligen Assets nachzuvollziehen.
Viele Prozesse lassen sich mit Hilfe eines DAM-Systems automatisieren, wie etwa Kategorisierung, Metadaten-Extraktion oder Verschlagwortung, was insgesamt zu einer signifikanten Effizienzsteigerung führt. Rechtliche und sicherheitstechnische Anforderungen wie etwa Compliance-Richtlinien, Zugriffsbeschränkungen und gesicherte Speichermöglichkeiten lassen sich durch professionelle DAM-Systeme individuell und entsprechend jeder Anforderung umsetzen. Dazu gehört auch beispielsweise auch die Kontrolle über die Verwendung der jeweiligen digitalen Inhalte. Neben dem Schutz vor versehentlichen Lizenzverstössen, bietet eine DAM-Lösung damit auch einen kontrollierten Umgang mit Branding-Richtlinien, der Markenidentität wie auch der Nutzung von Vorlagen und Marketingmaterialien.
Für Unternehmen mit grossen Mengen an Produktbildern und -videos, einer ambitionierten Internationalisierungsstrategie oder komplexen Kommunikationsprozessen, an denen viele interne wie auch externe Beteiligte involviert sind, bedeutet dies, dass ein modernes Digital Asset Management nicht nur grosse Effizienzvorteile mit sich bringen, sondern insbesondere auch Marketing-, Vertriebs- und Produktmanagementverantwortlichen ein wertvolles Werkzeug für die Kontrolle und Steuerung der Markenkommunikation bieten kann.
Allerdings ist es wichtig zu berücksichtigen, dass die Implementierung eines DAM-Systems eine komplexe Aufgabe ist, die eine sorgfältige Vorbereitung, Planung und in den meisten Fällen die Konsultation eines geeigneten Digitalisierungspartners voraussetzt.