Schnittstellen als Brückenbauer
Schnittstellen sind in den IT-Landschaften Schweizer Unternehmen unverzichtbar. APIs, Datenflüsse, Synchronisationen – ohne sie läuft (fast) nichts. Viele IT-Verantwortliche sehen Schnittstellen aber eher kritisch obwohl diese keine Hürden sind, sondern Brücken, die Systeme und Teams verbinden. Technische Probleme sind dabei eher selten, oft liegen die Herausforderungen vielmehr in psychologischen oder organisatorischen Aspekten – und diese lassen sich gemeinsam lösen.
Wenn Schnittstellen gemieden werden
Beim Wort «Schnittstelle» läuft vielen IT-Verantwortlichen ein kalter Schauer über den Rücken. Aufwendige Implementierung, ständiger Unterhalt und allfällige Sicherheitsbedenken sorgen dafür, dass viele Unternehmen Interfaces in ihrer IT-Landschaft wenn immer möglich zu vermeiden versuchen. Doch dieser Ansatz führt oft zu Dateninkonsistenz – einem Szenario, in dem Daten in verschiedenen Systemen nicht mehr übereinstimmen. Aufwendige doppelte Eingaben, widersprüchliche Informationen und daraus resultierende Fehlentscheidungen sind die unschönen Folgen. Diese Inkonsistenz hat nicht nur Auswirkungen auf die Effizienz, sondern kann auch die Qualität von Entscheidungsgrundlagen erheblich beeinträchtigen. Mit passenden und sauber programmierten Schnittstellen arbeiten selbst höchst unterschiedliche Systeme nahtlos miteinander und tauschen Daten in Echtzeit aus.
Was ist eine Schnittstelle überhaupt?
Schnittstellen, auch APIs (Application Programming Interfaces) oder Interface genannt, sind Verbindungsstellen zwischen verschiedenen Softwarelösungen, die einen Datenaustausch ermöglichen. Sie fungieren dabei wie Übersetzer, die unterschiedliche Systeme trotz abweichender Datenformate miteinander kommunizieren lassen. Sie sorgen also dafür, dass Informationen nahtlos von einer Anwendung zur anderen fliessen können. Ohne Schnittstellen wären viele Prozesse in Unternehmen nicht effizient umsetzbar – wie etwa die Übertragung von Produktinformationen aus einem PIM-System (Product Information Management) in einen E-Shop oder die Integration von ERP (Enterprise Resource Planning) mit einem DMS (Document Management System). Sie machen digitale Ökosysteme dynamisch und flexibel, sodass Unternehmen ihre Workflows optimal gestalten können.
Warum dieser Respekt?
Vielleicht sind es schlechte Erfahrungen, Angst vor Zusatzkosten oder die Sicherheitsbedenken: Schnittstellen werden oft nach Möglichkeit vermieden, obwohl diese für eine effiziente Arbeit der IT-Systeme oft unabdingbar sind. Zugegeben, die Implementierung einer optimalen Schnittstelle ist mit einem gewissen Aufwand verbunden. Nicht nur müssen die beiden IT-Systemanbieter, sondern auch das Unternehmen bzw. sein IT-Dienstleister, sich auf eine passende Lösung einigen, diese programmieren bzw. anpassen und einführen. Dies bedingt eine intensive Zusammenarbeit. Dabei können technische Herausforderungen auftreten, wenn es zum Beispiel darum geht, stark unterschiedliche oder auch ältere Systeme zu integrieren oder individuelle Schnittstellenlösungen zu programmieren und sich auf ein Datenformat zu einigen. Doch oft sind es nicht einmal die technischen Hindernisse, die im Weg stehen – vielmehr ist es der Mensch. Folgende 3 Hürden müssen überwunden werden:
Zwischenmenschliche Faktoren
Fachliche Kompetenz
Finanzieller Aspekt
Psychologische Hürden
Nicht selten spielen bei der Umsetzung von Schnittstellen nämlich menschliche Faktoren eine entscheidende Rolle. Unterschiedliche Perspektiven, Meinungen und auch emotionale Barrieren können den Fortschritt beeinflussen. Beispielsweise könnten Entwickler und Anbieter von konkurrierenden Systemen Schwierigkeiten haben, ihre bisherigen Ansätze oder Überzeugungen miteinander in Einklang zu bringen. Aussagen wie «Also das hätten wir auch können» oder Fragen wie «Warum wurde nicht meine Lösung gewählt?» oder «Welche Vorteile hat dieses System gegenüber unserem?» können Unsicherheiten, Unmut oder sogar Trotz hervorrufen. Diese psychologischen Herausforderungen verstärken oftmals die Notwendigkeit, eine neutrale Instanz in den Prozess einzubinden. Ein erfahrener Integrator kann hier eine wichtige Rolle übernehmen – nicht nur als technischer Experte, sondern auch als Moderator und Vermittler. Mit einem klaren Konzept, Fingerspitzengefühl und einer offenen Kommunikationsstrategie sorgt er dafür, dass die Projektbeteiligten sich auf gemeinsame Ziele fokussieren und emotionale Hürden überwinden.
Mangelnde Koordination als Kostenfalle
Diese Hürden können nämlich dafür sorgen, dass beide involvierten IT-Anbieter jeweils ihren Teil der Schnittstelle entwickeln, ohne miteinander zu sprechen oder sich abzustimmen. Doch so sind Probleme so gut wie vorprogrammiert. Inkompatibilität, Verzögerungen und damit doppelte teure Arbeit sind oft die Folge. Während zum Beispiel der eine Anbieter auf ein bestimmtes Datenformat setzt, arbeitet der andere mit einer völlig anderen Architektur. Ohne klare Absprache entstehen nicht nur technische Probleme, sondern auch unnötige Nacharbeiten, die schnell einmal Zeit und Budget sprengen können. Natürlich können die Verantwortlichen im Unternehmen hier die Koordination selbst übernehmen, wenn die Ressourcen und das Know-how vorhanden sind. Doch dieser Aufwand erfordert nicht nur technisches Verständnis, sondern auch die Fähigkeit, zwischen den Parteien zu vermitteln und den Überblick zu bewahren. Da dies jedoch oft nicht der Fall ist und das Tagesgeschäft Vorrang geniesst, lohnt es sich auch aus diesem Grund, einen erfahrenen Integrator zu benennen, der sowohl die technische Expertise als auch die Kommunikationsstärke mitbringt. Dieser agiert als Bindeglied zwischen den beteiligten Parteien, reduziert das Risiko von Fehlentwicklungen und sorgt für eine effiziente Umsetzung.
Schnittstellenprojekte für die Margenoptimierung der IT-Anbieter
Schnittstellen werden von einigen IT-Anbietern leider auch als lukratives Zusatzgeschäft gesehen. Der Preis für ein Interface wird zum Beispiel viel zu hoch angesetzt und steht dabei in keinem Verhältnis zum Aufwand, von Kostenwahrheit oder gar Fairness keine Spur. Ganz nach dem Motto: Der Kunde hat ja keine Wahl. Dies ist zwar ein fieses, aber durchaus bewährtes Geschäftsmodell: Auch Drucker zum Beispiel kosten so gut wie nichts, dafür ist dann die Tinte umso teuer. Doch diese Abhängigkeit muss bei Schnittstellen nicht sein, es gibt durchaus Alternativen: Lässt der IT-Anbieter mit sich über den Preis verhandeln? Wie sieht es mit einem Konkurrenzangebot aus? Oder kann die Schnittstelle auch von Dritten programmiert werden? Wer sich allerdings in eine zu starke Abhängigkeit zum IT-Anbieter manövriert hat und nicht ausweichen kann, sollte es als Weckruf verstehen: Höchste Zeit, die Geschäftspartner und damit das Geschäftsrisiko einmal kritisch unter die Lupe zu nehmen.
Halbfertige Schnittstelle erhalten – was jetzt?
Die Schnittstelle ist fertig, sie wurde implementiert, die Tests waren erfolgreich, das Projekt wird beendet. Alles ist gut, oder? Nicht immer. Technisch funktionieren viele Schnittstellen im Normalbetrieb. Doch was ist, wenn etwas plötzlich nicht funktioniert? Wenn ein Feld einfach leer bleibt, die Daten nicht übernommen werden? Wenn ganze Datensätze fehlen? Wer trägt dann die Verantwortung? Wer behebt den Schaden bzw. repariert die Schnittstelle? Ein manchmal beobachteter «Nach mir die Sintflut»-Ansatz bei den IT-Anbietern führt zu langfristigen Problemen beim Unternehmen. Auch hier hilft eine vollständige und durchdachte Konzeption, die auch solche mögliche Szenarien abdeckt. Sie zeigt sich essenziell für nachhaltigen Erfolg eines solchen Projekts. Denn eine Schnittstelle ist nicht nur ein «Draht» zwischen einem System und dem anderen, es ist ein Prozess, der gepflegt werden möchte.
Fazit: Schnittstellen als Brücken sehen, nicht als Barrieren
Schnittstellen sind der Schlüssel zu modernem, digitalem Erfolg – keine Hürde, sondern Brückenbauer zwischen Systemen. Die grössten Herausforderungen bei Schnittstellen sind dabei weder APIs oder Datenformate, sondern Kommunikation, Planung und Zusammenarbeit. Mit einem klaren Konzept, den richtigen Partnern und der nötigen Offenheit können Unternehmen diese bewährte Technologie nutzen, um effizienter, vernetzter und zukunftssicher zu werden. Sie stehen vor einem ungelösten Interface-Problem und sind auf der Suche nach einem kompetenten Partner? Gerne zeigen wir Ihnen die Möglichkeiten für eine Zusammenarbeit auf, kostenlos und unverbindlich. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktnahme.