Warum ein DAM-System das Saisongeschäft entlastet
Im Herbst beginnt in vielen Marketing- und E-Commerce-Teams die intensivste Zeit des Jahres. Bilder werden dann zum Engpass: Sie sind verstreut, nicht auffindbar oder in der falschen Version im Umlauf. Ein Digital Asset Management (DAM) bzw. ein Media Asset Management-System (MAM) schafft hier Ordnung und spart Zeit und Nerven.
Was im Vorweihnachtsgeschäft mit Bildern passiert
Saisonkampagnen, Weihnachtskataloge, Webshop-Banner, Newsletter, Marktplatz-Listings und Händlerportale brauchen gleichzeitig neues oder angepasstes Bildmaterial. Gefragt wird nicht nur nach Produktfotos. Auch Anwendungsbilder, Logos, Datenblätter, technische Zeichnungen und Zertifikate müssen bereitstehen.
Die Anfragen kommen aus mehreren Richtungen: aus dem Marketing, dem Vertrieb, von Agenturen und von Handelspartnern. Fehlt eine zentrale Quelle, entstehen typische Probleme:
- Langes Suchen: Dateien liegen auf Laufwerken, in E-Mail-Anhängen, in Cloud-Ordnern und auf privaten Rechnern.
- Versionschaos: Es ist unklar, welches Bild das aktuelle und freigegebene ist.
- Manuelle Formatarbeit: Jeder Kanal verlangt eigene Grössen, Formate und Auflösungen, die von Hand erstellt werden.
- Unklare Nutzungsrechte: Lizenzen, Ablaufdaten und Freigaben sind schwer nachzuvollziehen.
- Rückfragen und Verzögerungen: Dieselben Bilder werden mehrfach angefragt und verschickt.
Diese Reibungsverluste gibt es das ganze Jahr. Vor Weihnachten fallen sie besonders auf, weil viele Aufgaben gleichzeitig anstehen und die Zeit knapp ist.
Unterschied DAM und MAM
Das DAM-System (Digital Asset Management) und das MAM-System (Media Asset Management) sind ähnlich, aber nicht genau dasselbe. Beide dienen dazu, digitale Dateien zentral zu speichern, zu organisieren und zu verwalten. Der Unterschied liegt vor allem in der Art der Dateien, auf die sie sich konzentrieren. Ein DAM-System wird hauptsächlich für die Verwaltung verschiedener digitaler Inhalte wie Bilder, Logos, Dokumente und Marketingmaterialien verwendet. Ein MAM-System hingegen ist speziell auf Medieninhalte wie Videos, Filme und Audioaufnahmen ausgerichtet und bietet häufig zusätzliche Funktionen für deren Bearbeitung, Archivierung und Verteilung. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass sich die beiden Systeme in ihren Funktionen stark überschneiden, ein DAM-System jedoch breiter eingesetzt wird, während ein MAM-System einen besonderen Schwerpunkt auf audiovisuelle Medien legt.
Was ein DAM-System leistet
Ein DAM ist die zentrale Ablage für alle digitalen Medien eines Unternehmens. Es bietet folgende Funktionen:
Zentrale Ablage und Suche. Alle Assets liegen an einem Ort. Über Metadaten wie Produkt, Kampagne, Motiv, Nutzungsrecht oder Sprache lassen sie sich gezielt finden, statt über Dateinamen und Ordnerstrukturen.
Versionierung und Freigabe. Es gibt nur eine gültige Version. Freigabeprozesse stellen sicher, dass nur geprüftes Material im Umlauf ist.
Automatische Ausgabe in Kanalformaten. Aus einer Originaldatei erzeugt das System die benötigten Grössen und Formate für Shop, Print, Social Media oder Marktplätze.
Rechteverwaltung. Nutzungsrechte, Lizenzen und Ablaufdaten sind direkt am Asset hinterlegt.
Verteilung. Partner, Agenturen und Händler greifen über definierte Zugänge selbst auf das freigegebene Material zu. Das spart Rückfragen und Versandaufwand.
DAM und PIM: Bilder gehören zu den Produktdaten
Für Unternehmen mit komplexen Produktkatalogen, ist die Verbindung zwischen DAM und PIM entscheidend. Das PIM liefert die Produktinformationen, das DAM die Medien. Sind beide Systeme verknüpft, wird jedes Bild dem richtigen Produkt und der richtigen Variante zugeordnet. Beim Publizieren in den Kanälen erscheinen Texte, Attribute und Bilder aus einer konsistenten Datenbasis.
Woran Sie erkennen, dass ein DAM fällig ist
Diese Fragen helfen bei der Einschätzung:
- Wissen alle Beteiligten, wo das aktuelle Bildmaterial liegt?
- Können Sie nachvollziehen, wer ein Bild wofür verwenden darf?
- Erstellen Mitarbeitende Bildformate regelmässig von Hand?
- Gehen Bildanfragen von Partnern und Agenturen per E-Mail ein?
- Sind Bilder und Produktdaten in getrennten Systemen ohne Verknüpfung?
Wenn Sie mehrere Fragen mit «Nein» beziehungsweise «Ja» im Sinne des Problems beantworten, lohnt sich ein genauerer Blick.
Wann der richtige Zeitpunkt ist
Eine DAM-/MAM-Einführung braucht Vorbereitung. Sie umfasst die Anforderungsanalyse, das Metadatenmodell, die Migration bestehender Assets, die Anbindung an PIM und weitere Systeme sowie die Schulung der Anwender. Bis Weihnachten ist sie deshalb kaum abzuschliessen. Sinnvoll ist es, die aktuelle Saison als Bestandsaufnahme zu nutzen: Wo entstehen Verzögerungen, welche Bilder werden am häufigsten gebraucht, welche Kanäle sind besonders aufwendig? Diese Erkenntnisse fliessen direkt in die Anforderungen ein. So startet das nächste Saisongeschäft mit einer geordneten Bildbasis statt mit demselben Suchen wie in diesem Jahr.
Fazit
Bilder sind im digitalen Vertrieb ein zentraler Bestandteil der Produktkommunikation. Ein DAM-System sorgt dafür, dass sie auffindbar, aktuell, rechtlich abgesichert und in jedem Kanal einsatzbereit sind. Gerade in Spitzenzeiten wie dem Weihnachtsgeschäft zahlt sich das aus.
Sie möchten wissen, wie ein DAM in Ihre Systemlandschaft passt? Sprechen Sie uns an. Wir analysieren gemeinsam Ihre aktuelle Situation und zeigen Ihnen mögliche nächste Schritte.