Reicht Ihr ERP für die Shop-Bestückung?

ERP vs. PIM - Eine ehrliche Einordnung

"Wir haben doch schon ein ERP – wozu brauchen wir dann noch ein PIM?" Diesen Satz hören wir im Vertrieb regelmässig. Und manchmal stimmt er sogar. Ein zusätzliches System braucht nicht jedes Unternehmen. Aber oft steckt hinter dieser Aussage eine Verwechslung – nämlich, dass ERP und PIM dasselbe Problem lösen. Tun sie nicht. Zeit für eine nüchterne Einordnung.

ERP und PIM kurz erklärt

ERP (Enterprise Resource Planning) ist die zentrale Software zur Steuerung betrieblicher Ressourcen und Abläufe: Einkauf, Lagerhaltung, Produktion, Finanzen, Auftragsabwicklung und Logistik laufen hier zusammen. Das ERP sorgt dafür, dass alle Abteilungen mit denselben Basisdaten arbeiten – etwa Artikelnummern, Preisen und Lagerbeständen.

PIM (Product Information Management) ist die Software zur zentralen Verwaltung, Anreicherung und Verteilung von Produktinformationen. Sie bündelt alles, was ein Kunde, Händler oder Marktplatz über ein Produkt wissen muss – Beschreibungen, technische Attribute, Bilder, Übersetzungen – und spielt diese Inhalte passend für jeden Vertriebskanal aus.

Kurz gesagt: Das ERP organisiert Ihr Unternehmen von innen, das PIM bereitet Ihre Produkte für den Aussenauftritt auf.

Was Ihr ERP wirklich leistet

Ihr ERP-System ist das Rückgrat Ihres Betriebs. Es steuert Einkauf, Lager, Finanzen, Produktion und Auftragsabwicklung. Es sorgt dafür, dass Artikelnummern, Preise, Lagerbestände und Lieferinformationen an einem Ort konsistent gepflegt sind. Für die interne Steuerung ist das unverzichtbar – je grösser und komplexer ein Unternehmen wird, desto wichtiger wird diese zentrale Kontrolle.

Das Problem: Ihr ERP wurde nicht dafür gebaut, Kunden zu überzeugen. Es kennt den Preis, die Lagermenge, die Artikelnummer. Es kennt aber nicht die überzeugende Produktbeschreibung für den Onlineshop, die Marketingtexte für den B2B-Katalog, die technischen Spezifikationen in drei Sprachen für den Marktplatz, oder die unterschiedlichen Bildformate für Ihre Website und den gedruckten Katalog.

Wo die Grenze des ERP sichtbar wird

Ein einfaches Beispiel macht den Unterschied deutlich: Eine Preisänderung wird im ERP erfasst. Alle internen Abteilungen sehen sie sofort. Aber die Website, der Marketplace-Auftritt und der Händlerkatalog aktualisieren sich nicht automatisch mit – dafür fehlen im ERP schlicht die Schnittstellen und die redaktionellen Inhalte, die ein Kunde zum Kaufentscheid braucht.

Je mehr Vertriebskanäle und Sprachen Sie bedienen, desto deutlicher wird diese Lücke. Ein Produkt, das gleichzeitig auf der eigenen Website bzw. im Onlineshop, in einem Händlerportal, in einem gedruckten Katalog und auf mehreren Marktplätzen erscheinen soll, braucht auf jedem Kanal ein anderes Format, einen anderen Detailgrad, teils eine andere Sprache. Genau diese strukturelle Aufgabe – Produktinformationen zentral pflegen und in der richtigen Form an jeden Kanal ausspielen – übernimmt ein PIM-System (Product Information Management).

Wer ein PIM tatsächlich braucht

Ein PIM lohnt sich in der Regel, wenn eines oder mehrere der folgenden Merkmale zutreffen:

• Mehrere Vertriebskanäle: Sie verkaufen über Onlineshop, Marktplätze, Händlerportale oder gedruckte Kataloge gleichzeitig.
• Grosses oder wachsendes Sortiment: Ihr Produktkatalog umfasst mehrere Hundert bis Tausende Artikel mit unterschiedlichen Attributen.
• Mehrsprachigkeit: Sie bespielen mehrere Sprachregionen oder Ländermärkte mit unterschiedlichen Inhaltsanforderungen.
• Hoher Anspruch an Content-Qualität: Marketing- und E-Commerce-Teams verbringen viel Zeit damit, Produktdaten manuell aus Excel-Listen, PDFs oder E-Mails zusammenzusuchen.
• Regulatorische Anforderungen: Stichwort Digital Product Passport (DPP) – künftig müssen für viele Produktgruppen deutlich mehr strukturierte Produktdaten bereitgestellt werden, als ein ERP typischerweise abbildet.

Wer (vorerst) auch ohne PIM auskommt

Genauso ehrlich gehört dazu: Ein PIM ist nicht für jede Organisation die richtige Investition.

• Kleine Sortimente über einen Kanal: Wer unter rund 100 Artikeln über einen einzigen Vertriebskanal mit minimalen Inhaltsanforderungen verkauft, kommt oft mit strukturierten ERP-Feldern oder gepflegten Tabellen aus.
• Grosshändler ohne eigene Endkundenkommunikation: Wenn die Content-Anreicherung an Einzelhandelspartner delegiert wird und keine eigenen Produktseiten gepflegt werden, entfällt der Hauptnutzen eines PIM.
• Rohstoff- oder Commodity-Anbieter: Standardisierte, undifferenzierte Produkte mit wenig erklärungsbedürftigem Content bringen selten einen spürbaren ROI aus einer PIM-Einführung.

Wie ERP und PIM zusammenarbeiten

ERP und PIM stehen nicht in Konkurrenz, sondern greifen im Idealfall nahtlos ineinander:

• Das ERP liefert die Basisdaten: Artikelnummer, Preis, Lagerbestand, Verfügbarkeit und Lieferinformationen entstehen und werden gepflegt im ERP – dort gehören sie auch hin.
• Das PIM reichert diese Daten an: Über eine Schnittstelle übernimmt das PIM die Basisdaten aus dem ERP und ergänzt sie um Marketingtexte, technische Spezifikationen, Bilder, Videos, Übersetzungen und weitere Attribute, die für den Verkauf relevant sind.
• Das PIM verteilt die Inhalte kanalgerecht: Aus einem zentralen, angereicherten Datensatz entstehen automatisch die passenden Formate für Onlineshop, Marktplätze, Händlerportale oder gedruckte Kataloge – jeweils im richtigen Detailgrad und in der richtigen Sprache.
• Änderungen bleiben synchron: Wird im ERP beispielsweise ein Preis oder Lagerbestand aktualisiert, übernimmt das PIM diese Änderung automatisiert und stellt sicher, dass sie auf allen angeschlossenen Kanälen konsistent ankommt.

Das Ergebnis: Statt einer Fleissarbeit über mehrere Excel-Listen und Abteilungen hinweg entsteht ein durchgängiger Datenfluss – vom internen Basisdatensatz im ERP bis zur verkaufsfertigen Produktseite auf jedem einzelnen Kanal.